In een moderne en snel evoluerende maatschappij krijgen we te maken met diverse uitdagingen, ook in de transportsector is dit niet anders. Als bedrijf willen we onze goederen zo efficiënt mogelijk bij de eindklant krijgen door middel van een snelle last mile service en hoogwaardige customer experience.

Transport & logistieke bedrijven krijgen te maken met uitdagingen zoals innovatie, digitale transformatie, implementeren van moderne processen en aantrekken van enthousiaste medewerkers. Als bedrijf volgen we deze uitdagingen op de voet op waardoor we innovatieve en kwaliteitsvolle diensten kunnen blijven garanderen aan onze klanten.

VPD is meer dan 70 jaar geleden ontstaan en elke dag boosten meer dan 100 medewerkers het succes van VPD. 

Doel van de functie

Als Back-Office Coördinator ben jij verantwoordelijk voor het dagelijks beheer van ons backoffice-team. Je zorgt voor een vlekkeloze coördinatie van werkzaamheden, stuurt het team aan en garandeert dat processen volgens plan verlopen. Je speelt een sleutelrol in het waarborgen van de kwaliteit en efficiëntie van onze administratieve en ondersteunende processen, en draagt actief bij aan de verbetering hiervan.

Taken en Verantwoordelijkheden

1. Teamcoördinatie en Leiderschap



• Dagelijkse aansturing: Coördineer de werkzaamheden van het backoffice-team en zorg dat alle processen vlekkeloos verlopen.
• Motiveren en coachen: Stimuleer en begeleid teamleden, bied ondersteuning waar nodig en zorg voor een positieve werksfeer.
• Probleemoplossing: Handel proactief bij eventuele problemen binnen het team en zorg voor snelle oplossingen zonder dat de workflow wordt verstoord.

2. Kwaliteitsbewaking en Verbetering

• Kwaliteitscontrole: Bewaak de nauwkeurigheid en consistentie van alle administratieve taken en backoffice-activiteiten. Voer regelmatige controles uit om te garanderen dat de kwaliteit op het gewenste niveau blijft.
• Procesoptimalisatie: Werk mee aan de implementatie van nieuwe systemen of werkwijzen die de algehele productiviteit verbeteren.

3. Planning en Prioritering

• Dagelijkse en lange termijn planning: Verantwoordelijk voor de planning van de dagelijkse werkzaamheden, rekening houdend met beschikbare resources.
• Prioriteiten stellen: Identificeer urgente taken en stel duidelijke prioriteiten om de continuïteit en efficiëntie te waarborgen. Zorg ervoor dat het team flexibel kan inspelen op veranderende omstandigheden of dringende zaken.
• Multitasken en overzicht houden: Zorg ervoor dat meerdere projecten of administratieve processen tegelijkertijd soepel verlopen zonder dat de kwaliteit in het gedrang komt.

4. Communicatie en Samenwerking

• Interne communicatie: Fungeer als de belangrijkste schakel tussen de backoffice en je verantwoordelijke. Zorg voor een goede informatiestroom en tijdige updates.
• Rapportage en verslaglegging: Rapporteer regelmatig over de voortgang van het team en eventuele knelpunten aan je verantwoordelijke.

5. Verantwoordelijkheid en Naleving van procedures

• Verantwoordelijkheid nemen: Draag verantwoordelijkheid voor de dagelijkse prestaties van het team en de nauwkeurigheid van de geleverde diensten. Begrijp het belang van het naleven van de voorgeschreven regels en draag deze ook uit. Daarnaast dient hier ook een strenge controle op te gebeuren om deze kwaliteit te garanderen.
  
  

Vaardigheden

• Probleemoplossend vermogen en een proactieve benadering van de behoeften en problemen van klanten;
• Leiderschap;
• Rapporteren;
• Organisatievaardigheden;
• Snel anticiperen;
• Organiseren;
• Communicatievaardigheden;
• Professionaliteit;
• Kwaliteitsgerichtheid;
• Minstens tweetalig NL/FR, mondeling en schriftelijk;
• Je enthousiasme helpt je om kwalitatief werk te leveren;
• Teamwerk en klantgerichtheid zijn voor jou heel belangrijk;
• Besluitvaardigheid
• Technische vaardigheden: ervaring met administratieve systemen en een goede beheersing van MS Office (Excel, Word, PowerPoint).
  
  

De Back-Office Coördinator bij VPD Transport & Logistics is een belangrijke speler in het onderhouden van positieve klantrelaties, het stimuleren van groei en zorgt er voor dat VPD consistent uitstekende service levert. Door zich te richten op klanttevredenheid en operationele uitmuntendheid, helpt de Back-Office Coördinator de positie van VPD als betrouwbare partner in de logistieke en transportsector te versterken.

Aanbod
 
We zijn een innoverend en dynamisch bedrijf en we bieden jou een aantrekkelijk loonpakket. 
 
Daarbovenop betekent werken bij VPD ook het volgende:

• Een job waar je elke dag plezier kan in beleven;
• Een onboardingprogramma van A tot Z zodat je je vlot kan integreren en veel informatie kan krijgen over je nieuwe werkgever en klanten;
• Je competentiedomeinen verruimen en je blijven ontplooien in je eigen carrièreambities;
• Deelnemen aan diverse projecten die echt impact hebben.

Je rapporteert aan de Back-Office Manager
.

Interesse?

Spreekt deze vacature jou aan en wil je graag deel uitmaken van ons enthousiast team? Maak jouw kandidatuur officieel en stuur jouw cv en motivatiebrief door naar solliciteren@vpd.eu tav Nathalie Debraekeleer.