Koen, Naomi en Sabrine legden een gelijkaardig traject af: na een eerste werkervaring kwamen ze bij VPD terecht als backoffice medewerker en groeiden ze door naar coördinator binnen het team. Wat hen verbindt: hun vermogen om altijd rustig en positief te blijven, zelfs in uitdagende situaties.
Wat houdt jullie werk precies in?
Koen: We ondersteunen onder andere de chauffeurs, zodat zij zo vlot mogelijk kunnen leveren en we proberen hierbij altijd te anticiperen op mogelijke problemen. Laat de klant ons weten dat hij in een smalle straat woont, dan zorgen we voor een kleinere bestelwagen. Een levering op verdiep en er is geen lift in het gebouw? Dan regelen we een externe lift.
Sabrine: Ook tijdens de levering zijn we stand-by. Wanneer de klant niet thuis is of er is geen parkeerplaats voorzien, dan laten de chauffeurs ons dat weten. Wij bellen dan de klant om samen met hem te zoeken naar een oplossing.
Naomi: Daarnaast hebben we regelmatig contact met onze opdrachtgevers: we bespreken wat goed is gegaan bij eerdere leveringen en wat beter kan.
Koen: We bieden ook ondersteuning aan andere afdelingen binnen het bedrijf, zoals planning en dispatch, zodat er bijvoorbeeld nooit orders onnodig lang in onze depots staan.
Empathisch en stressbestendig
Wat moet je kunnen ?
Koen: Wij zijn de schakel tussen de opdrachtgever, de chauffeur en de klant. Je moet heel empathisch zijn en altijd rustig blijven, anders kan je hier niet werken. Eigenlijk willen we allemaal zo goed mogelijk leveren, zelfs als er zich onverwachte situaties voordoen.
Naomi: Je moet stressbestendig zijn en snel beslissingen kunnen nemen, want de chauffeur staat ter plaatse en heeft ook nog andere leveringen uit te voeren op dezelfde dag. Dus die wil zo snel mogelijk kunnen vertrekken, het liefst pas nadat hij de goederen heeft geleverd.
Sabrine: Ook zelfvertrouwen is nodig. In het begin was ik eerder verlegen, maar je merkt dat de klant dat voelt. Je mag geen twijfel in je stem hebben. Het gebeurt dat een levering niet kan doorgaan, om verschillende redenen. We beslissen dan om de chauffeur opnieuw te laten vertrekken met de goederen en plannen de levering dan op een ander moment opnieuw in, in samenspraak met de klant. Op zulke momenten moet je heel duidelijk zijn in je communicatie naar de klant.
Meer dan 1500 leveringen per dag
Wat zijn jullie grootste uitdagingen?
Naomi: Soms zijn er situaties waarin we vooraf niet voldoende info hebben gekregen van klanten. De straat is bijvoorbeeld te smal voor onze vrachtwagen, of de trap is te nauw om de goederen naar boven te brengen. Dan is het heel belangrijk om kalm te blijven en te zoeken naar een oplossing.
Koen: Dagelijks verzorgen we meer dan 1500 leveringen, in drukke momenten kan dat overweldigend zijn, maar we werken goed samen als team om alles soepel te laten verlopen.
Sabrine: Flexibiliteit is ook essentieel in ons werk. Er zijn duidelijke regels en procedures, toch gaan we daar flexibel mee om. Soms moeten we snel beslissingen nemen of onze planning aanpassen om aan de vraag van onze klanten te voldoen.
Elke dag is anders
Wat vinden jullie het leukst aan werken bij VPD?
Naomi: De familiale sfeer. Iedereen is bereid om elkaar te helpen en je moet nooit bang zijn om een vraag te stellen - dat voel je van de eerste dag. Ik word elke dag wakker met de gedachte: ‘ah leuk, ik ga naar mijn werk’. Alle diensten werken nauw samen.
Sabrine: Het menselijke aspect, we doen heel veel voor klanten en we zijn erg flexibel. Iedereen krijgt hier kansen om te leren en te groeien.
Koen: De voldoening die we halen uit het helpen van klanten. Elke dag is anders, wat het werk nooit saai maakt.
Tot slot: hoe zien jullie de toekomst van VPD?
Koen: Je ziet dat het bedrijf gericht is op innovatie en nu al denkt aan later.
Sabrine: We zijn de laatste jaren enorm gegroeid; het aantal leveringen is bijna verdubbeld. Gelukkig zijn we intussen ook met meer.
Naomi: … maar de sfeer, het familiale is hetzelfde gebleven. Regelmatig organiseren we ook een leuke activiteit met het team. Dat zorgt voor nog een betere samenwerking!